Lär dig hur du skapar och ändrar automatiska meddelanden till kunder och personal.
För att dina kunder ska få en upplevelse utöver det vanliga är det viktigt att de har fått all nödvändig information innan de anländer.
Därför kan du i BookSpot skicka ut meddelanden till dina kunder via mail och/eller sms. Det kan till exempel vara packlistor, påminnelser eller "Att tänka på" - bara du vet vad dina kunder behöver inför sin bokning.
Med meddelanden kan du även skicka ut mail och sms till din personal så att ni kan förbereda inför kundernas ankomst på bästa sätt.
Du hittar funktionen under Inställningar > Automatiska meddelanden. 
Standardmeddelanden
Under Standardmeddelanden hittar du de meddelanden som är delvis förbestämda av oss på BookSpot.
Du kan ändra visst innehåll och inställningar i dessa meddelanden efter dina behov.
Bokningsbekräftelse
Detta meddelande skickas som mail till kunden, som standard när bokningen skapas av kund men du kan välja att skicka bekräftelsen även när bokningen skapas av admin. Du kan också välja om meddelandet ska skickas som sms.
I bokningsbekräftelsen kan endast texten i meddelandet anpassas. En lista med produkterna i bokningen och betalningsunderlag (kvitto) är obligatoriskt inkluderat. Du kan även välja om och i så fall vilka användare som ska få en kopia på bokningsbekräftelsen när bokningar skapas.
Läs om hur du skapar ett nytt meddelande längre ner i denna artikel.
Kundnöjdhet
Detta formulär kallas NPS (läs mer här), och skickas ut som mail till dina kunder en timme efter att bokningen avslutats. Det är möjligt att justera hur långt efter bokningen detta mail ska skickas.
Under Inställningar > Kundnöjdhet kan du se svaren på NPS. Dessa svar syns bara internt.
Notifikationer
Det finns standardiserade notifikationer i systemet som kan aktiveras för användare av systemet. Dessa är användbart för att meddela personalen om nya och ändringar i bokningar.
Du aktiverar notisen genom att ställa in mottagaren av notisen. Du kan även förhandsgranska den samt se notisens historik. Detta gör du genom att klicka på ikonerna till höger.
Genom att ange en mottagare meddelas den valda rollen/användaren när en bokning med en kommentar skapas, när en betallänk har betalats av kund, när en återbetalning har gjorts, när en bokning ombokats av kund eller när en ny bokning skapats av kund.
Vill du skapa notiser som inte finns med bland notifikationerna kan du skapa ett nytt meddelande och ange personalen som mottagare, till exempel om du vill påminna personalen om att förbereda inför kundernas ankomst på bokningsdagen.
Dina meddelanden
Här kan du skapa egna automatiserade meddelanden till dina kunder eller till användare i bokningssystemet.
Så här skapar du ett nytt meddelande
Skapa egna meddelanden som skickas till dina kunder eller din personal baserat på meddelandets utlösare.
Skapa meddelandets innehåll
Namn: Detta är ett internt namn på meddelandet och visas aldrig för kunden. Du kan till exempel namnge ett mail till "Packlista kajakpaddling (1 vecka)"
Ämnesrad: Kan vara till exempel "Bra att veta inför din hundspannstur" eller "Packlista för vandringen".
Meddelande: Här kan du skriva innehållet i meddelandet. För att skapa personliga meddelanden med nödvändig information kan du använda variabler. Genom att lägga till variabler kan specifik information automatiskt infogas i texten baserat på din anläggning och bokningen, till exempel mottagarens namn eller andra uppgifter.
Genom knappen "Lägg till block" kan du lägga till ytterligare standardiserad information, så som en lista på bokningens produkter, din anläggnings kontaktuppgifter, m.m. Du kan byta ordning på blocken genom att klicka på pilen till vänster om blockets namn.
Utlösare
Med utlösare kan du välja när meddelandet ska skickas till dina kunder eller användare.
Du kan välja att meddelandet ska skickas:
- När bokningen skapas
- x timmar/dagar före bokningen startar
- x timmar/dagar efter bokningen slutar
- När bokningen skapas med mindre än x dagar/timmar kvar till start.
- "Skickas manuellt från bokning" är menat som en mall för när du skickar meddelanden direkt från en bokning.
"Skicka meddelande även efter passerad tidsgräns" används om du till exempel har en packlista som skickas 2 dagar före bokningen startar. Med denna inställning aktiverad kommer meddelandet trots att utlösningens tidsgräns passerat. I detta fall, görs en bokning 1 dag innan kommer mottagaren få meddelandet även om utlösaren var 2 dagar före bokningen startar.
Du kan även välja om meddelandet ska utlösas för bokningar skapade av kund eller admin. Detta kan vara bra om du till exempel inte vill att dina kunder ska få meddelandet om bokningen skapats av dig som admin, eftersom du kanske vill göra ändringar i bokningen innan den är helt bekräftad och meddelandet ska gå ut.
Du kan välja vilka produkter som meddelandet ska utlösas för. Välj en, flera eller alla produkter.
Mottagare & inställningar
Under "Mottagare & inställningar" väljer du meddelandets mottagare, om det ska gå till kunden eller användare med en specifik roll eller till individuella mailadresser.
Detta är ett utmärkt sätt att effektivisera kommunikationen med din personal. Till exempel kan du skapa ett meddelande som skickas ut till dina medarbetare 1 timme före bokningen startar, som påminner om att förbereda kundernas ankomst, vare sig det gäller boende, uthyrning av utrustning eller en aktivitet.
Slutligen väljer du om meddelandet ska skickas till mottagaren som mail, sms eller båda.
En avgift tillkommer för SMS och läggs till på din BookSpot-kostnad. Här kan du läsa om avgifterna för SMS.
Förhandsgranska meddelandet
Vill du testa hur ditt meddelande kommer se ut kan du förhandsgranska det som mail och sms genom att klicka på "Förhandsgranska utskick".
Skicka och spåra meddelanden till bokningar
Du kan även skicka skräddarsydda meddelanden direkt från bokningar samt se om dina kunder har mottagit och öppnat sina meddelanden eller vilka meddelanden som är schemalagda att skickas till kunden. Här kan du läsa mer om att spåra meddelanden till bokningar.
