Lär dig hur du avläser månadsrapporterna.
Varje månad fakturerar BookSpot för den föregående månadens bokningsvärde exklusive moms.
Fakturorna med tillhörande rapporter finner du under Rapporter > Månadsrapporter i menyn.
Rapporterna är uppdelade i fakturarapport och försäljningsrapport. Fakturarapport är underlag för den fakturan som ska betalas till BookSpot. Försäljningsrapport visar all försäljning en viss månad, med momssatser och betalningar fördelade på online- och offlinebetalningar.
Alla registrerade betalningar återfinns i flikarna TRANSACTIONS_ONLINE och TRANSACTIONS_OFFLINE i försäljningsrapporten, d.v.s. alla registrerade onlinebetalningar och alla registrerade offlinebetalningar (manuella betalningar som du som administratör har registrerat).
Fakturarapporten
Fliken OVERVIEW
Detta är en kopia på fakturan som visar en sammanställning av
- Bokningsvärdet (netto)
- Din anläggnings andel av inkomsten (regleras i avtalet)
- OutVentures andel av inkomsten (regleras i avtalet)
- Faktureringskostnad (OutVentures andel + 25% moms)
Fliken INVOICE_DETAILS
Här finns informationen som fakturan utgår ifrån. Varje rad representerar en avgift kopplad antingen till en bokning, ett sålt presentkort/värdekod, eller en annan avgift, som hänförs till den aktuella månaden.
Fliken innehåller följande kolumner och information:
- DATE: Datumet för avgiften.
- TYPE: Hur avgiften betalas. MANUAL betyder att avgiften ska betalas med faktura, STRIPE betyder att avgiften betalas automatiskt online.
- DESCRIPTION: En kort beskrivning av avgiften. Avgiften berör en bokning står här mellan vilka tider bokningen gällde, för sålda värdekoder står namnet på värdekoden.
- ORDER_ID: För de avgifter som är kopplade till en bokning eller värdekod står här det id som bokningen/värdekoden är kopplad till.
- NET_VALUE: För de avgifter som är kopplade till en bokning eller värdekod står här nettovärdet på bokningen/värdekoden (försäljningspris exklusive moms).
- FEE: Avgiften till BookSpot.
- CURRENCY: Valutan som nettovärdet och avgiften anges i.
Exempel 1: Ombokning
En bokning ska äga rum den 30 juli, värd 100 kr netto. Avgiften beräknas till 3 kr, och hamnar som en rad i tabellen INVOICE_DETAILS med datum 30 juli. Kunden får förhinder och gör en ombokning till 3 augusti istället. Avgiften beräknas fortfarande till 3 kr. Trots att bokningen numer äger rum i augusti kommer avgiften synas i julirapporten, eftersom det var då avgiften beräknades från början, och ombokningen innebar ingen förändring i avgift.
Exempel 2: Återbetalning
En bokning ska äga rum den 1 juli, värd 100 kr netto. Avgiften beräknas till 3 kr, och hamnar som en rad i tabellen INVOICE_DETAILS med datum 1 juli. Kunden blir sjuk och anmäler detta samma dag. Ni har som policy att återbetala 50% vid denna typ av händelser, och gör en återbetalning dagen efter, den 2 juli, på 50 kr. Avgiften beräknas nu till 1,50 kr, och därför skapas en ny rad i tabellen INVOICE_DETAILS den 2 juli med negativ avgift -1,50 kr för att total avgiften för bokningen ska bli rätt.
Försäljningsrapporten
Fliken SALES
Varje rad representerar en produkt/upplevelse som skapats under månaden; en genomförd bokning kan alltså vara representerad på flera rader med olika produkter. Om en bokning har Ombokningsgaranti läggs detta till som en egen rad i listan med 0% moms i enlighet med skatteverkets bestämmelser (https://www4.skatteverket.se/rattsligvagledning/332516.html?date=2015-03-10).
Fliken innehåller följande kolumner och information:
- ORDER_BOOKING_START_DATE: Startdatumet för bokningen.
- ORDER_CREATE_DATE: Datumet när bokningen gjordes.
- ORDER_ID: Det ordernummer (kallas även bokningsnummer) som produkten är kopplat till.
- ORDER_ITEM_ID: Det unika id som produkten har.
- PRODUCT_NAME: Produktens interna namn.
- QUANTITY: Hur många produkter av denna typ som bokats.
- UNIT_PRICE: Försäljningspriset per produkt.
- TAX_PERCENTAGE: Produktens momssats.
- UNIT_TAX: Den del av försäljningspriset som utgör moms.
- TOTAL_PRICE: Den totala intäkten (QUANTITY * UNIT_PRICE) för produkten/produkterna i den specifika bokningen.
- DISCOUNT: Eventuell rabatt som givits för produkten.
- NET_PRICE: Nettopriset (pris exklusive moms). NET_PRICE = QUANTITY * (UNIT_PRICE - UNIT_TAX)
- TAX: Den totala momsen.
- FEE_PERCENTAGE: Den i avtalet överenskomna avgiften till OutVentures i procent.
- FEE: Den totala avgiften. FEE = (FEE_PERCENTAGE / 100) * NET_PRICE
Fliken SALES_TAX
Under den här fliken kan du hitta en sammanställning av momsen för bokningar som gjorts i systemet under perioden.
Fliken innehåller följande kolumner och information:
- TAX_PERCENTAGE: Momssatsen.
- NET_PRICE: Totalintäkten för den specifika momssatsen.
- SUM_TAX: Summan av momsen för totalintäkten. SUM_TAX = NET_PRICE * TAX_PERCENTAGE
Flikarna TRANSACTIONS_ONLINE & TRANSACTIONS_OFFLINE
Under denna flik syns samtliga betalningar som skett under den period som betallösningarna definierar (se artikelns inledning).
Fliken innehåller följande kolumner och information:
- TRANSACTION_DATE: Datumet när betalningen gjordes.
- TRANSACTION_TYPE: Anger hur kunden betalat, exempelvis via någon av onlinebetallösningarna, Swish, invoice (faktura) och så vidare.
- ORDER_ID: Bokningens boknings-/ordernummer.
- AMOUNT: Beloppet för betalningen.
- REFUNDED: Om en onlinebetalning har återbetalats står beloppet för återbetalningen här.
- CURRENCY: Valutan som betalningen gjordes i.
- TRANSACTION_ORDER_ID: Transaktions-id för betalningen. En referens till detta id återfinns i rapporten från onlinebetallösningen.
- TRANSACTION_TNX_ID: Det transaktions-id som betallösningarna använder sig av. Detta nummer överrensstämmer med det i rapporten från betallösningen, som du kan ladda ned via deras hemsida.
- ORDER_STATUS: Statusen på ordern. Om bokningen tagits bort är statusen "DELETED", annars är statusen "OK". Även bokningar som tagits bort kan behöva bokföras.
- TAX_XX: Den/de momssatser som kan hänföras till transaktionen.
