Lär dig hur du avläser månadsrapporterna.

Varje månad fakturerar BookSpot för den föregående månadens bokningsvärde exklusive moms. 

Fakturorna med tillhörande rapporter finner du under Rapporter > Månadsrapporter i menyn.

Rapporterna är uppdelade i fakturarapport och försäljningsrapport. Fakturarapport är underlag för den fakturan som ska betalas till BookSpot. Försäljningsrapport visar all försäljning en viss månad, med momssatser och betalningar fördelade på online- och offlinebetalningar.

Försäljningen en viss månad visas i fliken SALES i försäljningsrapporten. Här visas samtliga bokningar som har registrerats i systemet den månaden, även om själva bokningen äger rum en annan månad.

Alla registrerade betalningar återfinns i flikarna TRANSACTIONS_ONLINE och TRANSACTIONS_OFFLINE i försäljningsrapporten, d.v.s. alla registrerade onlinebetalningar och alla registrerade offlinebetalningar (manuella betalningar som du som administratör har registrerat).


Fakturarapporten

Fliken OVERVIEW

Detta är en kopia på fakturan som visar en sammanställning av

  • Bokningsvärdet (netto)
  • Din anläggnings andel av inkomsten (regleras i avtalet)
  • OutVentures andel av inkomsten (regleras i avtalet)
  • Faktureringskostnad (OutVentures andel + 25% moms)

Fliken INVOICE_DETAILS

Här finns informationen som fakturan utgår ifrån. Varje rad representerar en avgift kopplad antingen till en bokning, ett sålt presentkort/värdekod, eller en annan avgift, som hänförs till den aktuella månaden.

Fliken innehåller följande kolumner och information:

  • DATE: Datumet för avgiften.
  • TYPE: Hur avgiften betalas. MANUAL betyder att avgiften ska betalas med faktura, STRIPE betyder att avgiften betalas automatiskt online.
  • DESCRIPTION: En kort beskrivning av avgiften. Avgiften berör en bokning står här mellan vilka tider bokningen gällde, för sålda värdekoder står namnet på värdekoden.
  • ORDER_ID: För de avgifter som är kopplade till en bokning eller värdekod står här det id som bokningen/värdekoden är kopplad till.
  • NET_VALUE: För de avgifter som är kopplade till en bokning eller värdekod står här nettovärdet på bokningen/värdekoden (försäljningspris exklusive moms).
  • FEE: Avgiften till BookSpot.
  • CURRENCY: Valutan som nettovärdet och avgiften anges i.


Om en bokning blivit avgiftsbelagd en månad, och sedan förflyttas till en annan månad, kommer den inte bli avgiftsbelagd igen. Däremot om det görs ändringar i priset på bokningen (ökning eller minskning av priset) så att avgiften beräknas annorlunda kommer differensen hamna på en ny rad i denna tabell.

Exempel 1: Ombokning 
En bokning ska äga rum den 30 juli, värd 100 kr netto. Avgiften beräknas till 3 kr, och hamnar som en rad i tabellen INVOICE_DETAILS med datum 30 juli. Kunden får förhinder och gör en ombokning till 3 augusti istället. Avgiften beräknas fortfarande till 3 kr. Trots att bokningen numer äger rum i augusti kommer avgiften synas i julirapporten, eftersom det var då avgiften beräknades från början, och ombokningen innebar ingen förändring i avgift.

Exempel 2: Återbetalning 
En bokning ska äga rum den 1 juli, värd 100 kr netto. Avgiften beräknas till 3 kr, och hamnar som en rad i tabellen INVOICE_DETAILS med datum 1 juli. Kunden blir sjuk och anmäler detta samma dag. Ni har som policy att återbetala 50% vid denna typ av händelser, och gör en återbetalning dagen efter, den 2 juli, på 50 kr. Avgiften beräknas nu till 1,50 kr, och därför skapas en ny rad i tabellen INVOICE_DETAILS den 2 juli med negativ avgift -1,50 kr för att total avgiften för bokningen ska bli rätt.


Försäljningsrapporten

Fliken SALES

Varje rad representerar en produkt/upplevelse som skapats under månaden; en genomförd bokning kan alltså vara representerad på flera rader med olika produkter. Om en bokning har Ombokningsgaranti läggs detta till som en egen rad i listan med 0% moms i enlighet med skatteverkets bestämmelser (https://www4.skatteverket.se/rattsligvagledning/332516.html?date=2015-03-10).

Fliken innehåller följande kolumner och information:

  • ORDER_BOOKING_START_DATE: Startdatumet för bokningen.
  • ORDER_CREATE_DATE: Datumet när bokningen gjordes.
  • ORDER_ID: Det ordernummer (kallas även bokningsnummer) som produkten är kopplat till.
  • ORDER_ITEM_ID: Det unika id som produkten har. 
  • PRODUCT_NAME: Produktens interna namn.
  • QUANTITY: Hur många produkter av denna typ som bokats.
  • UNIT_PRICE: Försäljningspriset per produkt.
  • TAX_PERCENTAGE: Produktens momssats.
  • UNIT_TAX: Den del av försäljningspriset som utgör moms.
  • TOTAL_PRICE: Den totala intäkten (QUANTITY * UNIT_PRICE) för produkten/produkterna i den specifika bokningen.
  • DISCOUNT: Eventuell rabatt som givits för produkten.
  • NET_PRICE: Nettopriset (pris exklusive moms). NET_PRICE = QUANTITY * (UNIT_PRICE - UNIT_TAX)
  • TAX: Den totala momsen.
  • FEE_PERCENTAGE: Den i avtalet överenskomna avgiften till OutVentures i procent.
  • FEE: Den totala avgiften. FEE = (FEE_PERCENTAGE / 100) * NET_PRICE

Fliken SALES_TAX

Under den här fliken kan du hitta en sammanställning av momsen för bokningar som gjorts i systemet under perioden.

Fliken innehåller följande kolumner och information:

  • TAX_PERCENTAGE: Momssatsen.
  • NET_PRICE: Totalintäkten för den specifika momssatsen.
  • SUM_TAX: Summan av momsen för totalintäkten. SUM_TAX = NET_PRICE * TAX_PERCENTAGE

Flikarna TRANSACTIONS_ONLINE & TRANSACTIONS_OFFLINE

Under denna flik syns samtliga betalningar som skett under den period som betallösningarna definierar (se artikelns inledning).

Fliken innehåller följande kolumner och information:

  • TRANSACTION_DATE: Datumet när betalningen gjordes.
  • TRANSACTION_TYPE: Anger hur kunden betalat, exempelvis via någon av onlinebetallösningarna, Swish, invoice (faktura) och så vidare.
  • ORDER_ID: Bokningens boknings-/ordernummer. 
  • AMOUNT: Beloppet för betalningen.
  • REFUNDED: Om en onlinebetalning har återbetalats står beloppet för återbetalningen här.
  • CURRENCY: Valutan som betalningen gjordes i.
  • TRANSACTION_ORDER_ID: Transaktions-id för betalningen. En referens till detta id återfinns i rapporten från onlinebetallösningen.
  • TRANSACTION_TNX_ID: Det transaktions-id som betallösningarna använder sig av. Detta nummer överrensstämmer med det i rapporten från betallösningen, som du kan ladda ned via deras hemsida.
  • ORDER_STATUS: Statusen på ordern. Om bokningen tagits bort är statusen "DELETED", annars är statusen "OK". Även bokningar som tagits bort kan behöva bokföras.
  • TAX_XX: Den/de momssatser som kan hänföras till transaktionen.

Den rapporten som skapas av betallösningen (exempelvis Bambora/Worldline eller Stripe) kan du hitta genom att logga in på deras hemsida.



Undrar du något över informationen i din rapport? Hör av dig till oss på [email protected] så hjälper vi dig! 📨